Prioritäten setzen
Mit System zu besserem Zeitmanagement und leichteren Entscheidungen
Prioritäten setzen war und ist eine meiner Baustellen. Ich bin schnell begeisterungsfähig, starte Dinge, habe neue Ideen – oft zu anderen Themen oder Projekten – und muss sie sofort testen oder zumindest notieren. Klar, dass der Arbeitsablauf dadurch gestört wird.
Vor einigen Monaten zeigte sich das vor allem auf meinem Schreibtisch: Schmierpapier mit Ideen, Klebezettel mit Kurznotizen, To-do-Listen. Dem „Übel“ der Papierschlacht bin ich begegnet: Ich habe mein Büro komplett digitalisiert– wenige, aber sinnvolle Tools, eine kleine digitale Selbstoptimierung. Parallel arbeite ich immer wieder an Zeitmanagement und Abläufen. Dazu gehört vor allem richtig Prioritäten zu setzen. Im Netz gibt es Anleitungen, Tutorials und teure Online-Seminare. Wichtig: Es gibt nicht DIE Lösung für alle.
Jede*r arbeitet anders.
Eine Methode, die für mich funktioniert, ist das Eisenhower-Prinzip (auch Eisenhower-Matrix). Viele kennen den Begriff, aber die Anwendung gerät in Vergessenheit. Auch bei mir war das so: In Workshops gesehen, dann als „unnötig/zu aufwendig“ wieder weggelegt.
Erst letztes Jahr, als ich merkte, dass ich Aufgaben „schludrig“ angehe, vieles anfange und wenig sauber beende, habe ich der Methode eine Chance gegeben. Ich musste endlich Prioritäten setzen.
Prioritäten setzen mit der Eisenhower-Matrix: Grundprinzip
Beim Eisenhower-Prinzip teilst du Aufgaben in vier Kategorien ein – anhand von zwei Kriterien: Wichtigkeit und Dringlichkeit.
- Wichtig ist eine Aufgabe, wenn sie dich einem klaren Ziel näherbringt.
- Unwichtig ist sie, wenn sie keinen Beitrag zur Zielerreichung leistet.
- Dringlich ist eine Aufgabe, wenn sie in naher Zukunft ihren Sinn verliert (Termindruck).
- Nicht dringlich ist sie, wenn der Zeitpunkt (in nächster Zeit) egal ist.
Die Aufteilung sieht so aus (Eisenhower-Matrix):
Die vier Kategorien im Einzelnen
1) Wichtig und dringlich – sofort erledigen
Aufgaben in dieser Kategorie sind wichtig und zeitkritisch. Oft Probleme, Krisen oder harte Deadlines. Sie brauchen volle Aufmerksamkeit und sollten nicht aufgeschoben werden, sonst entsteht Dauerstress.
2) Nicht dringlich, aber wichtig – terminieren und schützen
Hier liegen Aufgaben mit hohem Hebel: langfristige Ziele, Planung, Selbstverwirklichung, Beziehungen. Sie müssengemacht werden, werden aber gern geschoben. Erfolgreiche Menschen arbeiten Box 1 zügig ab und investieren viel Zeit in Box 2 – dort entsteht nachhaltiger Fortschritt.
3) Dringlich, aber nicht wichtig – delegieren oder begrenzen
Dringend für andere, aber nicht für deine Ziele. Diese Aufgaben gehören delegiert (z. B. an Dienstleister) oder mit klarer Timebox erledigt. Hier geht oft am meisten Zeit verloren – Box-3-Kram drängt Box 2 nach hinten.
4) Weder wichtig noch dringlich – eliminieren oder parken
Routine, unwichtige Mails, Ablenkungen. Sie bringen dich deinen Zielen nicht näher. Hier lässt sich am meisten Zeit sparen.
Schritt für Schritt: Umsetzung des Eisenhower-Prinzips (Prioritäten setzen)
- Alle anstehenden Aufgaben auflisten.
- Wichtiges markieren (Farben) – was bringt dich direkt ans Ziel?
- Deadlines ergänzen, um Dringlichkeit sichtbar zu machen.
- Einsortieren: jede Aufgabe in eines der vier Felder. Farblich markierte Aufgaben mit naher Deadline landen direkt in Kategorie 1.
- Abarbeiten:
a) Kategorie 1 sofort erledigen – ohne Umwege.
b) Kategorie 2 starten, sobald 1 erledigt ist. Hier reicht oft ein klarer Zeitpunkt/Block im Kalender.
c) Kategorie 3 delegieren. Geht das nicht, nach den Punkten aus Kategorie 2 mit Timebox abarbeiten.
d) Kategorie 4 streichen oder parken. Kein Beitrag zum Ziel.
Digitale Umsetzung: Prioritäten setzen in Evernote
Ich nutze das Prinzip am Ende jeder Arbeitswoche, um die nächste zu planen – perfekter Wochenabschluss, ruhiger Start ins Wochenende.
Tool: Evernote (kostenlos, Synchronisation auf bis zu zwei Geräten). So habe ich die Aufgaben immer dabei.
Notizbuch: „Planung Wochen- und Tagesaufgaben“. Darin nur zwei Notizen:
1) Gesamtübersicht – Aufgabenliste
Eine einfache Tabelle mit zwei Spalten:
| AUFGABEN | DEADLINE |
| — | — |
| Website überarbeiten | – |
| Kundenakquise | – |
| Social-Media-Planung | – |
Wichtige Aufgaben markiere ich farbig.
2) Eisenhower-Raster
Auch hier eine Tabelle:
- Wichtigkeit +: 2. wichtig, aber nicht dringlich | 1. wichtig und dringlich
- Wichtigkeit –: 4. weder wichtig noch dringlich | 3. nicht wichtig, aber dringlich
- Dringlichkeit – → Dringlichkeit +
Aufgaben setze ich mit Kontrollkästchen in die passenden Zellen, markiere sie als erledigt, verschiebe sie bei Bedarf oder lösche sie.
Während der Woche pflege ich nur noch: erledigte streichen, neue hinzufügen, bei geänderter Deadline neu einordnen. Abends mache ich eine kurze Aufgaben-Inventur. Ziel: Am Ende der Woche ist das Raster leer – Platz für Neues.
Das klingt aufwendig, dauert aber nur Minuten am Tag. Der Wochenabschluss braucht 20–30 Minuten – dafür starte ich strukturiert in die neue Woche.
Für wen eignet sich das Eisenhower-Prinzip?
Für alle, die Prioritäten setzen müssen – im Job wie privat. Besonders visuelle Typen profitieren von den vier Quadranten. Durch die klare Ordnung priorisierst du Aufgaben und arbeitest sie mit guter Zeiteinteilung ab. Anfangs kostet das Erstellen der Matrix etwas Zeit und die Zuordnung ist nicht immer leicht – vor allem bei Routinen. Achte darauf, die Tabelle nicht zu überladen, sonst leidet die Übersicht. Mit Übung wird es schnell.
Lerneffekt inklusive: Richtig Prioritäten setzen
Mit der Zeit lernst du, Prioritäten zu setzen statt nur To-dos zu sammeln. Viele Aufgaben, die früher „sofort“ wirkten, rutschen nach hinten – oder fliegen ganz raus. Learning by doing.
Sei dir bewusst: Die Wirkung hängt von deiner Disziplin ab. Das beste System hilft nur, wenn du es konsequent anwendest.
Los geht’s: Planung ist gut, TUN ist besser. Also plane nicht dein Leben kaputt – setze Prioritäten und liefere.
